Jaarverslag 2016-2017

logo-pcbo
Voorwoord

Verslag van de Raad van Toezicht

Bestuursstructuur; Code Goed Bestuur en Goed Toezicht

PCBO Apeldoorn werkt met een Raad van Toezicht model, waarbij de Raad van Toezicht per 1 januari 2016 bestond uit 6 leden. Er is een tweehoofdige Raad van Bestuur, met een verticale bestuursstructuur. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van Stichting PCBO Apeldoorn zijn, in dezelfde personele samenstelling, respectievelijk ook toezichthouder en bestuurder van Stichting PCKO Apeldoorn (Protestants Christelijke Kinderopvang Apeldoorn).

De wijze van toezicht houden is gebaseerd op het Policy Governance Model en vastgelegd in het document 'Goed Bestuur en Goed Toezicht binnen PCBO Apeldoorn'. Hierin is ook de Code Goed Bestuur en Goed Toezicht opgenomen, evenals de regeling inzake het omgaan met het vermoeden van een misstand. Er is bij geen van de leden van de Raad van Toezicht sprake van belangenverstrengeling. Een van de leden van de Raad van Toezicht, mr. G.A. Biersteker, heeft zitting in de Raad van Toezicht op voordracht van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad.

Binnen de Raad van Toezicht functioneren drie commissies: de onderwijskwaliteitcommissie, de remuneratiecommissie en de auditcommissie. Deze commissies bespreken, voorafgaand aan de plenaire vergadering, de agendapunten en vergaderstukken die op de afzonderlijke commissies betrekking hebben, veelal samen met de Raad van Bestuur. Zij adviseren en/of rapporteren hierover in de voltallige Raad van Toezicht ter besluitvorming. Werkwijze, taken en bevoegdheden van iedere commissie zijn vastgelegd in een reglement.

Werkgeverschap Raad van Toezicht

In 2016 hebben de voorzitter, drs. B. Kozijn, en de vice-voorzitter, drs I. Lammerse, als remuneratiecommissie zoals gebruikelijk een afzonderlijk jaargesprek gevoerd met beide leden van de Raad van Bestuur. Zij hebben hierover in samenvattende zin gerapporteerd aan de Raad van Toezicht. Daarnaast hebben zij overleg gevoerd met de voorzitter van de Raad van Bestuur, drs. G. Nijmeijer, aangaande zijn aanstaande pensionering in 2017. Er zijn voorbereidingen getroffen voor de werving & selectie van een nieuwe voorzitter van de Raad van Bestuur, onder meer door het selecteren van een bureau voor werving & selectie en door de communicatie hierover met de schooldirecteuren en GMR. Begin 2017 is de procedure voor werving & selectie van start gegaan. Verder heeft de Raad van Toezicht in 2016 besloten om het vierjarige functiecontract dat was aangegaan met het lid van de Raad van Bestuur, drs. W.L.M. Schotman, en dat aflopend was per 1 mei 2017, voortijdig om te zetten in een vast contract als lid van de Raad van Bestuur.

Jaarstukken en organisatiebeleid

De Raad van Toezicht heeft de jaarrekening 2016, inclusief het bestuursverslag en verslag van de Raad van Toezicht, goedgekeurd, evenals de begroting 2017. Bij de bespreking van de jaarrekening was de accountant in de vergadering aanwezig om een nadere toelichting te geven en vragen te beantwoorden. Daarnaast werd de managementletter 2016 besproken, met de samenvattende conclusie van de accountant dat de interne beheersing en controle van PCBO Apeldoorn van een redelijk tot goed niveau is. Bij het goedkeuren van de begroting 2017 is tevens de hoofdlijn van de Meerjarenbegroting tot en met 2020 besproken en goedgekeurd.

Als onderdeel van dit meerjarig financieel beleid heeft de Raad van Toezicht een voorstel van de Raad van Bestuur goedgekeurd over de omvang van het weerstandsvermogen van de stichting en de daaruit voortvloeiende ruimte voor incidentele extra investeringen, ten behoeve van het realiseren van de doelen van het strategisch meerjarenbeleidsplan 2015-2019. Het publieksverslag schooljaar 2015-2016 is door de Raad van Toezicht besproken. In elke Raad van Toezichtvergadering kwam de realisatie van de lopende begroting aan de orde, met een nadere schriftelijke toelichting.

Naast de verplichte jaarstukken is in algemene zin de sturingsfilosofie van de stichting besproken alsmede de vraagstukken rond krimp en groei van scholen in de wijken. Daarbij heeft de RvT standpunten ingenomen aangaande de mogelijke samenwerking met de andere schoolbesturen in Apeldoorn op het punt van onderwijshuisvesting, in relatie tot het vraagstuk van krimp van het aantal leerlingen in de gemeente Apeldoorn. Tevens is gesproken over de vormgeving van het bestuur van de stichting, dit in het licht van het naderend vertrek van de voorzitter. Besloten is vast te houden aan een tweehoofdige Raad van Bestuur.

Vergaderingen en themabesprekingen

De Raad van Toezicht heeft 9 keer vergaderd in 2016, steeds samen met de Raad van Bestuur. Voorafgaand aan de gezamenlijke bespreking is er iedere vergadering een korte voorbespreking gehouden door de Raad van Toezicht, buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur. In een van de vergaderingen is ook aandacht besteed aan de jaarlijkse (zelf)evaluatie van het functioneren als Raad van Toezicht en de samenwerking met de Raad van Bestuur. De zelfevaluatie heeft geleid tot enkele kleinere organisatorische aanpassingen in het functioneren van de Raad van Toezicht. In 2015 waren al reglementen op- en vastgesteld voor de auditcommissie en de remuneratiecommissie, in 2016 is dit ook gebeurd voor de onderwijskwaliteitcommissie.

In iedere Raad van Toezichtvergadering is een door de Raad van Bestuur opgestelde rapportage besproken, waarin door de Raad van Bestuur verslag wordt gedaan van de realisatie van de beleidsvoornemens uit het jaardocument Beleidsvoornemens & Kaders, van relevante actuele ontwikkelingen, binnen en buiten de organisatie en van een aantal kern- en stuurgetallen. De Raad van Toezicht hanteert als regel dat zo mogelijk in iedere Raad van Toezichtvergadering, volgens een vooraf hiervoor opgestelde jaarplanning, een specifiek thema wordt besproken. In 2016 zijn de volgende thema’s aan de orde geweest: Identiteit, strategische profilering in relatie tot een vlekkenplan van scholen en in relatie tot samenwerking met andere besturen, onderwijs & kwaliteit, personeel en ICT. Bij deze themabesprekingen zijn in nagenoeg alle gevallen stafleden van het bureau en/of schooldirecteuren aanwezig geweest.

In een van de vergaderingen is gesproken met een afvaardiging van de GMR. Behoudens enkele uitzonderingen zijn de vergaderingen van de Raad van Toezicht door alle leden van de raad bijgewoond.

De leden van de Raad van Toezicht hebben, net als in voorgaande jaren, in tweetallen een aantal scholen bezocht. Dit gebeurt voor hun eigen oriëntatie en brede informatievoorziening en om feeling te houden met de kernactiviteiten van de organisatie. Daarbij zijn ook gesprekken gevoerd met de desbetreffende directeuren of locatieleiders en belangstellende teamleden. Van de bezoeken is steeds verslag gedaan in de eerstvolgende Raad van Toezichtvergadering. Drie Raad van Toezichtleden die in 2015 nieuw zijn aangetreden, hebben begin 2016 ter oriëntatie een uitgebreid bezoek gebracht bij vier van de zevenentwintig scholen. De Raad van Bestuur heeft hen hierbij vergezeld.

Personele bezetting en wisselingen

In 2016 is de personele samenstelling van de Raad van Toezicht niet gewijzigd. Drie leden van de Raad van Toezicht zijn, na het aflopen van hun eerste benoemingstermijn, herbenoemd voor hun tweede en laatste termijn van vier jaar, ook in hun onderscheidene functies binnen de Raad van Toezicht. Dit betreft drs. I. Lammerse, drs. B. Kozijn en mr. G.A. Biersteker.

Samenstelling Raad van Toezicht in 2016

Naam Hoofdfunctie Functie RvT
De heer drs. B. Kozijn Rector Herman Wesselink College te Amstelveen Voorzitter
Tevens lid van de remueratiecommissie
Mevrouw drs. I. Lammerse Directeur Corporate HR Wageningen University & Research te Wageningen Vice-voorzitter
Tevens voorzitter van de remuneratiecommissie
De heer mr. G.A. Biersteker Organisatieadviseur/interimmanager ACTA-Advies te Amersfoort Lid
Tevens voorzitter van de auditcommissie
Mevrouw ir. C.E. Krist - Spit Msc Onderwijsdirecteur HAVO/VWO van Het Assink lyceum te Haaksbergen, Eibergen en Neede Lid
Tevens voorzitter van de onderwijskwaliteitcommissie
Mevrouw drs. I. Sterenborg - van der Schaaf Voorzitter College van Bestuur van Stichting CSG Het Streek te Ede.
Per 01-10-2016 Bestuurder CSG Het Noordik te Almelo Lid
Tevens lid van de auditcommissie
De heer prof. dr. B.J. ter Weel Plaatsvervangend directeur Centraal Plan Bureau te Den Haag en hoogleraar economie, Universiteit Maastricht te Maastricht Per 01-09-2016 algemeen directeur van SEO Economisch Onderzoek in Amsterdam. En tevens hoogleraar economie aan de Universiteit van Amsterdam Lid
Tevens lid van de onderwijskwaliteitcommissie