Jaarverslag 2016-2017

logo-pcbo
Voorwoord

Strategisch Meerjaren Personeelsplan

We hebben in 2016-2017 een start gemaakt met de oriëntatie op het automatiseren/ digitaliseren van het bestaande competentiemanagement. Dit past ook goed in de lijn van het Strategisch Meerjarenbeleidsplan 2015-2019. De leerkracht is de spil in de ontwikkeling van de leerling en is van cruciaal van belang voor de te behalen ontwikkelingsresultaten. Daarom is het van belang zicht te hebben op deze kwaliteiten en een goed beeld te hebben op welke vlakken we sterk zijn en op welke vlakken we extra moeten investeren en dus meer aandacht, tijd en scholing aan zouden kunnen besteden. Door dit op een digitale manier in te richten zijn we in staat om op school, wijk en PCBO niveau alle competenties inzichtelijk te maken. Een en ander krijgt een vervolg in schooljaar 2017-2018.

Duurzame inzetbaarheid en verzuim

Duurzame inzetbaarheid behoort tot het hoofdonderwerp Strategisch Meerjaren Beleidsplan HR. In schooljaar 2016-2017 zijn we gestart met het bespreekbaar maken van het onderwerp Duurzame Inzetbaarheid (hierna te noemen DI). Als startpunt voor de bespreking zijn we begonnen om de dialoog aan te gaan met alle geledingen over ‘wat verstaan we nu onder DI, welke activiteiten hieronder vallen en wat we hiervoor op- c.q. in gang kunnen zetten?’.
Alle directeuren, de personeelsgeleding van de GMR en een aantal teams zijn gevraagd hierover mee te denken en te praten. 
Dit heeft ertoe geleid dat we nu met alle beschikbare informatie en gegevens in schooljaar 2017-2018 een plan kunnen opstellen hoe we – naast de wederzijdse dialoog tussen werkgever en werknemer – verder gaan met het onderwerp DI. Vervolgens gaan we dit ook implementeren en hier continu aandacht voor vragen.

Uitwerking personele consequenties van de besluiten rond managementeenheden en normeringen ambulante tijd (zie Beleid vanuit de Raad van Bestuur)

In mei 2017 heeft de Raad van Bestuur de notitie ‘Ambulante tijd voor schoolleiding en interne begeleiding, in relatie tot het primaire proces’ definitief vastgesteld en als benchmark gehanteerd in de managementcontractgesprekken met de directeuren van de scholen. Het blijkt dat de daadwerkelijke omvang van ambulante tijd in de praktijk redelijk overeenkomt met de gehanteerde benchmark. 
In mei heeft de Raad van Bestuur ook de notitie ‘Managementeenheden binnen PCBO Apeldoorn; aard en omvang van scholen en daarmee samenhangend, de wijze waarop aan deze scholen leiding wordt gegeven’ definitief vastgesteld. In juni 2017 heeft de GMR unaniem en met waardering met deze notitie ingestemd. Onderdeel van deze notitie vormen een herziene functiebeschrijving van directeur DB (inclusief directeur van een managementeenheid en integraal kindcentrum) en de functiebeschrijving van locatieleider. In de notitie is beschreven wat een managementeenheid in de praktijk inhoudt en ook hoe de verschillende functies zijn ingeschaald.

Vervolgens zijn voor de zomervakantie door HR ten aanzien van dit beleid m.b.t. managementeenheden een aantal vervolgstappen gezet:

  • Alle directeuren hebben, met een begeleidend persoonlijk schrijven, een herziene functiebeschrijving ter ondertekening toegestuurd gekregen;
  • De inmiddels specifiek voor deze functie geworven locatieleiders van PCBO De Regenboog en PCBO Koningin Juliana, hebben in een persoonlijk schrijven bericht gehad dat met de definitieve instemming van de GMR m.b.t. de notitie ‘managementeenheden’, ook hun benoeming als locatieleider en de bijbehorende functiebeschrijving definitief is geworden;
  • De Raad van Bestuur heeft de seniorleerkrachten van de Diamant in het Kristal, de Diamant in het Rooster, de Diamant in de Beemte en van Sjofar Prinses Beatrix, die wel pro format de titel van ‘locatieleider’ dragen, maar niet als zodanig zijn geworven en benoemd, persoonlijk geïnformeerd dat direct na de zomervakantie de procedure voor de officiële werving en selectie zal plaatsvinden. Uiteraard gaan we er van uit en hopen wij dat de betreffende leidinggevenden ook mee zullen solliciteren.

AFAS 2.0

Vanuit HR is het mogelijk om personeelsdossiers in AFAS ook digitaal te laten bijhouden door de schooldirecties. Op dit moment is de ICT infrastructuur op schoolniveau hier nog niet geschikt voor. In de tweede helft van 2017, wanneer de nieuwe ICT-omgeving geïmplementeerd is, gaan we hier opnieuw naar bekijken.

Het proces van het aanleveren en ondertekenen van aktes gaat in de tweede helft van schooljaar 2017-2018 digitaal verlopen. In schooljaar 2016-2017 zijn hiervoor de noodzakelijke voorbereidingen voor getroffen. Deze voorbereidingen worden in de eerste helft van het schooljaar 2017-2018 vervolgd.

Verder is er hard gewerkt aan de voorbereidingen van een app, waarmee medewerkers en directeuren via hun mobiele telefoon zaken kunnen regelen binnen Afas Insite. In schooljaar 2016-2017 is hier al proef mee gedraaid door medewerkers van het bureau. Er wordt in het schooljaar 2017-2018 verder gewerkt aan de bruikbaarheid hiervan.

Daarnaast zijn, voor het vergroten van het gebruiksgemak, (werk)processen binnen Afas Insite aangepast en is de vormgeving op meerdere fronten verbeterd.

PCBO Feest

Vanuit PCBO leggen we veel accent op de kracht van samen en de kracht van bevlogen medewerkers. Onze medewerkers zijn van groot belang, omdat zij uiteindelijk de kwaliteit van onderwijs in de praktijk moeten realiseren en PCBO als organisatie dagelijks bij kinderen en ouders voor het voetlicht brengen. Om het gevoel van ‘samen’ te bevorderen en om onze waardering voor onze medewerkers tot uitdrukking te brengen, organiseren wij één keer per twee jaar een groot personeelsfeest.

Vrijdag 15 september 2017 was er voor alle personeelsleden in Gebouw 055 een swingende ‘American Party’, met meer dan 300 aanmeldingen. De kosten zijn voor PCBO. Daarmee is het streven van minimaal 60% deelname in ieder geval gehaald. Helaas zijn we, op het laatste moment, door onvoorziene omstandigheden genoodzaakt geweest om het feest af te gelasten. Dat is heel jammer, maar we houden het feest absoluut nog tegoed!

Vervangingspool

In de zogenaamde flexibele schil van PCBO zijn ruim 80 medewerkers op basis van een contract werkzaam binnen PCBO. Het gaat veelal om vervangingswerkzaamheden voor meerdere scholen. De medewerkers uit deze flexibele schil zijn gekoppeld aan de organisatie PCBO, maar hebben niet een vaste locatie waar zij werkzaam zijn. Om die reden hadden zij tot nu toe geen leidinggevende.

Omdat wij van mening zijn dat ook deze groep medewerkers recht heeft op een jaartaak, gesprekken in het kader van de gesprekscyclus, directe aandacht bij ziekte en of andere persoonlijke omstandigheden en alle andere zaken die horen bij een goed werkgeverschap, hebben wij twee vervangingsmanagers aangesteld voor deze groep medewerkers, die gezamenlijk de rol van leidinggevende vervullen. Het gaat om twee directeuren die, onder eindverantwoordelijkheid van de staffunctionaris HR, deze taak uitvoeren, naast hun leidinggevende functie op schoolniveau. Eén vervangingsmanager is, voor gemiddeld 8 uur per week, verantwoordelijk voor de medewerkers uit de categorieën A en B van de flexibele schil. De andere is, voor gemiddeld 6 uur per week, verantwoordelijk voor de medewerkers uit de categorie C en de selectie van de nieuwe instroom voor de flexibele schil.

Beide functies en posities beginnen steeds meer in de praktijk zijn vorm te krijgen. De resultaten ervan zijn ook steeds meer zichtbaar en voelbaar voor vervangers.

Daar waar noodzakelijk vullen we de vervangingspool in aantal steeds aan tot het gewenst niveau. Tot op heden zijn er geen problemen geweest met de invulling hiervan. Vanuit de praktijkervaringen en de feedback van onze klanten (directeuren en vervangers) worden continue verbeteringen gerealiseerd.

Formatieproces

In het schooljaar 2015-2016 en 2016-2017 is gestart met een testfase waarin gekeken is naar het opnieuw inrichten van het proces van formatieplanning en samenstelling van de teamformatie, en dan specifiek naar de totstandkoming van de personele begrotingen per school. Deze begrotingen zijn ook gevolgd in de uitputting.

Gaandeweg het voorbereidingsproces is besloten om bovengenoemde plan in ieder geval een jaar uit te stellen en dit op zijn vroegst pas in te voeren vanaf schooljaar 2018-2019. Eerst zal het financiële fundament opnieuw bekeken moet worden. Daartoe is een brede stuurgroep ‘herijken PCBO Allocatiemodel’ gevormd. 
Nadat er besluiten zijn genomen aangaande het allocatiemodel gaan we, eerst opnieuw middels een testfase, kijken naar het opnieuw inrichten van het proces van formatieplanning en samenstelling van de teamformatie, en dan specifiek naar de totstandkoming van de personele begrotingen per school. Vervolgens gaan wij deze begrotingen ook volgen in de uitputting.

Ziekteverzuim

Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over het gehele jaar 2015 was 4,01% (streefnorm PCBO maximaal 4%). De ziekmeldingsfrequentie over het gehele jaar 2015 bedroeg 0,91 (streefnorm PCBO maximaal 1). Voor het schooljaar 2015-2016 waren deze cijfers respectievelijk 4,2% en 0,89 en voor het kalenderjaar 2016 respectievelijk 4,11% en 0,88

Veiligheid: risico-inventarisatie en evaluatie

De RI&E is uitgevoerd. De plannen die de directeuren op grond van de uitkomsten van de RI&E hebben gemaakt, zijn in eerste instantie van commentaar en advies voorzien door medewerkers van het bureau van de afdelingen Facilitair en HR. De verwerking van de adviezen in de plannen heeft nog in onvoldoende mate plaatsgevonden. De geplande toetsing van de plannen door een arbeidshygiëniste, om opnieuw een goedkeuring te verkrijgen, is daarom voorlopig stopgezet. Direct in het nieuwe schooljaar is een bespreking gehouden met directeuren en Raad van Bestuur, zodat alsnog op zo kort mogelijke termijn de wettelijke verplichtingen m.b.t. de RI&E kunnen worden nagekomen.